I månadens På jobbet har vi besökt Socialarkivet i Karlstad (socialförvaltningens arkiv), där arkivarien Thomas Forsman huserar. Han berättar här om sitt yrke och vad en arkivarie egentligen sysslar med.
Kan du berätta om din bakgrund?
Jag har en humanistisk bakgrund med universitetsstudier i filosofi, idéhistoria, religionsvetenskap och lingvistik. Med min akademiska bakgrund är det svårt att hitta ett yrke. Antingen blir man lärare, bibliotekarie eller som i mitt fall arkivarie. Jag har jobbat i Socialarkivet i drygt ett år.
Innan min tid som arkivarie var jag väktare. På skoj brukar jag säga att arkivarien är demokratins väktare.
Vad gör en arkivarie?
En arkivarie arbetar med informationshantering. Det innebär att ha koll på flödet av informationen i förvaltningen. Arkivariens uppgift är att göra informationen sökbar, lätt att hitta, gallra när det behövs och bevara det som ska bevaras. Handlingarna finns kvar i arkivet så länge personen eller brukaren är aktuell i förvaltningen. Fem år efter personens sista anteckning tas dokumentet bort. Informationen som finns i det här arkivet kommer ifrån hela förvaltningen. Man kan säga att arkivarien är spindeln i verksamheten. Arkivariens jobb är en viktig del i förvaltningen men tyvärr arbetar han eller hon i det dolda, och märks inte så mycket utanför arkivets väggar.
Vilka är din viktigaste arbetsuppgift?
Förvaltning, dvs. att förvalta arkivet. Det är en viktig arbetsuppgift. Innehållet i arkivet är en kulturbärare samtidigt som det är en beskrivning av myndigheten och förvaltningen.
Vilka egenskaper krävs för att bli en bra arkivarie?
Noggrannhet. Sedan ska man inte vara rädd för att jobba ensam. Detta är inget socialt yrke. Här är vi två som jobbar men så är det inte alltid. Oftast är man ensam på ett förvaltningsarkiv. För noggrannhetens skull är det bra om man inte är ensam. Det är alltid bra att ha någon att diskutera svåra frågor med, som exempelvis sekretess.
Vad motiverar dig i arbetet?
Att jobba med förvaltning och bevarandesyfte av information är intressant och motiverande. Bevarandet är ett spännande sätt att reflektera över, när det gäller att göra handlingar sökbara och hanterbara i framtiden. Även om vi har informationen lagrad i USB-minnen, kan de läsas av om tjugo år? Drivkraften ligger i att kunna göra det läsbart i framtiden. Människor ska kunna ta del av informationen i tider som kommer. En annan aspekt av mitt arbete är att det inte finns något slut på informationen. Så länge den uppstår och inkommer till förvaltningen, har vi alltid något att arbeta med.
Sker arkiveringen elektroniskt?
Nej. För att det ska ske måste informationen konverteras till elektronisk media. Det har vi inte möjlighet till ännu. All information finns än så länge i pappersform. Tids nog kommer skiftet från papper till digitalt, även Karlstad kommun måste spegla samhället. Information uppstår idag i digitala filer och då måste vi anpassa oss till det.
Hur arbetar ni med sekretessbelagda uppgifter?
Förvaltningen har fått en ny jurist som vi arbetar tillsammans med när det gäller sekretessbelagda uppgifter. Men oftast är det handläggarna som sköter den hanteringen. Äldre ärenden som är över tio år hanterar vi själva. Medan aktuella fall sköts av aktuell handläggare.
Vad är din största utmaning i ditt arbete?
En utmaning är att stå upp mot fördomarna mot arkivarieyrket. Det är inte så många som vet vad vi gör. Många frågar sig om det är ett jobb, om det krävs akademisk utbildning eller om det bara handlar om att vända papper.
Hur ser på din yrkesroll i framtiden?
Rollen som arkivarie kommer definitivt att fortsätta att vara densamma i framtiden. Det som förändrar arbetet är nya tekniska hjälpmedel. Det elektroniska intåget kommer tids nog, men hur det blir i Karlstad kommun vet ingen nu. Det kommer bli en stor utmaning när det sker.
Text: Henrik Sjöberg
Foto: Per Rhönnstad
Ålder: 38 år
Familj: Fru och två barn
Senaste lästa bok: Ondskans filosofi, Lars Fr. H Svendsen
Favoritfilm: Cape Fear
Drömresa: Japan
Favoritmat: Sushi
ASP BLADET 