För tre och ett halvt år sedan klev Gunilla Hjalmarsson in i rollen som vikarierande nämndsekreterare. Hon blev så småningom tillsvidare anställd, och arbetar nu mitt i den förändringsvåg som sveper över nämnd och förvaltning till följd av digitaliseringen av deras arbete.
Berätta om din bakgrund, hur kom det sig att du blev nämndsekreterare?
– Jag har jobbat i förvaltningen sedan 1994, och började som assistent på det som vid det tillfället hette Ungdomsenheten. Jag har främst jobbat som assistent i reception. Lars Emanuelsson, som tidigare var nämndsekreterare, skulle också vara jurist, men det gick inte för honom att vara både jurist och sekreterare. Då hoppade Lena Joelsson lite snabbt in, men hon skulle bara vara där tillfälligt. Och då stod de utan nämndsekreterare, och eftersom Monica Persson kände till mig bad hon mig gå in som vikarie för drygt tre år sedan. Det var lite läskigt, eftersom jag tidigare främst jobbat med socialsekreterare och inte riktigt visste vad denna tjänst innebar. Men när tjänsten väl utlystes kände jag att jag ville söka den.
Vad var den största förändringen att gå från förvaltning till nämndsekreterare?
– Bland annat de nya arbetsuppgifterna och att lära sig att det är politiken som styr och bestämmer. Det var också stort att jag fick lära mig skillnaden mellan allmänna och enskilda ärenden. När jag kom hit insåg jag att det är så mycket man faktiskt gör. Det handlar bland annat om budget, att hyra lokaler, kvalitetsredovisningar, det är så många frågor som har med verksamhet och inte direkt med klienter att göra. Det har jag aldrig behövt att bry mig om tidigare. Det är stor skillnad på arbetsuppgifter.
Tycker du att du har lärt dig mycket i växlandet mellan olika tjänster?
– Jag har lärt mig jättemycket, men känner att jag har väldigt mycket kvar att lära.
Vad är det en nämndsekreterare främst har som arbetsområde?
– Jag samlar in material till våra möten, som hålls tre, fyra gånger om månaden. Det gäller både enskilda och allmänna ärenden. Enskilda är de som har med personer att göra, som LVM-ärenden (Lag om vård av missbrukare i vissa fall) eller familjehemsplaceringar. Då skiljer vi på dem, för kring de enskilda ärenden råder sekretess. Jag sammanställer även kallelser eller föredragningslistor, är med på mötet och skriver protokoll.
Det du säger är alltså att politikerna har makt i enskilda ärenden?
– Det är inte ofta det händer, för tjänstemännen gör ett så bra jobb. Man går inte upp till Arbetsutskottet (AU) eller nämnden om man inte har ett genomarbetat förslag till beslut. Men det är politikerna som styr, så om politikerna anser att man inte ska ansöka om LVU (Lag med särskilda bestämmelser om vård av unga), så blir det inte så.
Hur fungerar relationen mellan sekreterare och politikerna?
– Jag är deras hjälp på förvaltningen. Det är antingen mig eller min kollega, Ulla Edin, som man vänder sig till när man behöver hjälp kring ett papper eller något annat. Vi har ju fått varsin iPad nu, då kan det vara en del frågor kring detta. Det är mest mig, ordföranden i nämnden samt Monica Persson de tar kontakt med. Jag har väldigt bra samarbete med ordföranden, vi har god personkemi.
Är det någon skillnad i din roll beroende på vilka partier som styr?
– När jag klev in var det Socialdemokraterna och deras samarbetspartier som satt i majoritet, med Ingela Wretling som ordförande. För mig sker det största arbetet kring det administrativa, när det gäller själva politiken märker vi kanske inte så stor skillnad i vår förvaltning som man gör i andra förvaltningar. Men jag märker att det kanske är lite andra frågor som man tycker är viktiga och trycker på, beroende på vilka som sitter i majoritet.
Vad är den främsta utmaningen kring ditt yrke?
– Det är att få det att flyta på. Det viktigaste för mig är att allting är korrekt, det blir fruktansvärda konsekvenser om jag skulle göra fel i ett protokoll. Det kan få förödande effekter, det kan exempelvis leda till att det kanske inte blir något godkännande kring familjehem. Det är min främsta utmaning, att allt måste bli rätt och riktigt.
Så du kan avliva tanken på att en nämndsekreterare bara är en person som för anteckningar kring möten?
– Jag skriver inte så mycket, jag sammanställer mer vad tjänstemännen i sin tur skriver. Exempelvis kan jag få en skrivelse av ekonomichefen, och jag använder mig av hennes förslag till beslut och hennes sammanfattning. Jag ser till att det är detta som hamnar i protokollet, eventuellt med några justeringar och med rätt svenska.
Tror du att nämndsekreterare som yrke kan komma att förändras i framtiden?
– Det går mot det digitala nu, vi har precis tagit bort papperskallelsen som nämnden ska arbeta med i mars. De senaste månaderna har vi bland annat jobbat med ett nytt ärendehanteringssystem, tjänstemännen skriver sina tjänsteskrivelser direkt i diariesystemet. Samtidigt så jobbar vi med att göra saker digitalt. Så att de som är på möten använder den iPad de har fått, för att läsa handlingarna. Däremot gäller detta än så länge inte de enskilda handlingarna. Om man tänker sig ett antal år framåt i tiden, kan min tjänst utvecklas till att handla om andra saker, jag tror däremot inte att det blir mindre att göra.
Text: Robert Halvarsson
Foto: Lotta Tammi
Korta frågor:
Ålder: 48 år.
Bor: Sommaro
Familj: Gift med Peter, tre barn.
Favoriträtt: Makaroner, allt med pasta.
Reseönskemål: Nya Zeeland.
Citatet: ”Jag har lärt mig jättemycket, men känner att jag har väldigt mycket kvar att lära.”
ASP BLADET 